In diesem Artikel beschreibe ich, wie Sie in Microsoft Outlook eine eingegangene E-Mail bearbeiten können. Damit Sie diese E-Mail auch später noch leicht wiederfinden oder zuordnen können.

 

Wenn Sie sich jetzt fragen, warum Sie das tun sollten, nenne ich Ihnen zwei Beispiele aus der Praxis:

Beispiel 1:

 

 

Sie erhalten eine Preisanfrage per E-Mail. In der Betreffzeile steht „Anfrage“. Wenn Sie diese E-Mails so archivieren, haben Sie im Laufe der Zeit hunderte E-Mails mit „Anfrage“, „Bestellung“, Reklamation“, „Frage“, und so weiter. Überblick sieht anders aus.

Beispiel 2:

Ein Kollege stellt eine Frage zu einem wichtigen Projekt. Sie sind im Thema, wissen aber auch, dass Ihre Antwort wahrscheinlich wieder Gegenfragen auslöst. Daher greifen Sie zum Telefon und klären alles telefonisch. Die E-Mail archivieren Sie und vergessen den Vorgang wieder. Einige Monate später gibt es ein Problem mit dem Projekt. Ihr Name fällt. Und außer der Frage des Kollegen finden Sie nichts. Jetzt fragen Sie sich: Habe ich nicht geantwortet?

 

Und nun direkt zur Lösung des Problems:

 

1. Öffnen Sie die E-Mail, so dass diese im eigenen Fenster angezeigt wird.

2. Klicken Sie auf die Betreffzeile und verändern Sie diese, indem Sie den Text ergänzen oder austauschen.

Aus „Anfrage“ machen Sie beispielsweise „Anfrage Notebook Hr. Müller“. So dass Sie auch in ein paar Monaten auf einen Blick erkennen, um was es in dieser E-Mail geht.

 

Den eigentlichen Inhalt der E-Mail können Sie aber so noch nicht verändern. Dazu müssen Sie diese in den Bearbeitunsmodus versetzen.

3. Wählen Sie im Menüband den Punkt „Aktionen“ und im aufklappenden Menü den Punkt „Nachricht bearbeiten“.

 

Nun passen Sie diese E-Mail an.

Beispielsweise in dem Sie hineinschreiben, dass Sie den Kollegen zurückgerufen haben und ihm den Sachverhalt telefonisch erklärt haben.

4. Ich habe mir angewöhnt, meine Anmerkungen gelb zu markieren.

Denn so habe ich eine deutliche Unterscheidung zum ursprünglichen Text der E-Mail und sehe direkt, wenn ich etwas dazu geschrieben habe.

 

 

5. Wenn Sie die E-Mail jetzt schließen, erhalten Sie die Rückfrage, ob Sie die Änderungen speichern wollen. Bestätigen Sie diese Frage mit „Ja“.

 

Und das wars es auch schon.

 

Nun passen Sie E-Mails so an, dass Sie diese später mit Leichtigkeit wiederfinden oder wichtige Anmerkungen mit gespeichert werden.

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