Die Teilnehmer meiner Outlook-Trainings klagen oft über viel zu viele eingehende Mails. In 4 Schritten schrauben wir dann die Anzahl schon mal auf ein oft erträgliches Maß zurück.

Abmelden aus Newslettern und Verteilerkreisen

Beobachten Sie sich einmal selbst: Mail, die Sie jedes Mal löschen statt zu lesen, können Sie sich sparen.

Jeder Newsletter muss heute einen Abmeldelink enthalten, meist ist dieser ganz unten im Newsletter zu finden. Wenn Sie diesen geklickt haben werden Sie entweder sofort abgemeldet oder auf eine Seite geleitet, wo Sie dies noch einmal bestätigen müssen.

Aber Vorsicht: Auch SPAM-Nachrichten „tarnen“ sich als Newsletter. In diesem Fall hätte der Klick auf „Abmelden“ eher die gegenteilige Wirkung…

Sind Sie in irgendwelchen Verteiler-Listen enthalten, die Sie gar nicht mehr interessieren? Bitten Sie den Versender, Sie herauszunehmen.

 

Die CC-Unsitte

Meist aus Angst, irgendjemand wichtiges zu übergehen, wird in manchen Firmen jede Mail mit cc an den Vorgesetzten und ausgesuchte Kollegen verschickt. Und wenn das überhand nimmt, wird es schwierig, zwischen den ganzen „Zur-Infos-Mails“ die relevanten zu filtern.

Da dies Teil der Firmenkultur ist, kann man diese Unsitte nicht per Klick abstellen. Reden Sie mal mit Ihren Kollegen, vielleicht bei der nächsten Teamsitzung. Oft geht es allen so und am Ende ist jeder froh, weniger Mails im Posteingang zu haben, die gar nicht relevant für ihn/Sie ist.

Tipp:

 

 

  1. Erstellen Sie einen Unterordner den Sie beispielsweise „cc-Mails“ nennen.
  2. Bei vielen Programmen ist es möglich, Regeln zu erstellen für Mails, die Sie nur in cc enthalten. Lassen Sie diese Nachrichten automatisch in diesen Ordner einsortieren.
  3. So behalten Sie den Überblick im Posteingang und können die cc-Mails regelmäßig im Block durchlesen.

 

Regeln

Es gibt aber auch E-Mails, die eigentlich benötigt werden. Aber nicht jetzt. Dies ist oft bei Newslettern oder täglichen Preisupdates so.

In dem Moment, wenn Sie im Posteingang auftauchen, lenken Sie ab. Im schlimmsten Fall wird beim Lesen der neuen Angebote ganz vergessen, was gerade eigentlich dran ist.

In vielen Programmen/ Diensten haben Sie die Möglichkeit, E-Mail automatisch per Regel in einen Unterordner zu verschieben. Erstellen Sie dazu einen Ordner, beispielsweise mit dem Namen „später lesen“ oder „Newsletter“ und danach eine Regel, die die eintreffenden Mails automatisch in diesen Ordner verschiebt.

Der Riesenvorteil: Wenn Sie E-Mail eintrifft, bekommen Sie es überhaupt nicht mit. Und werden nicht abgelenkt.

Aber Vorsicht: Dieser Vorteil kann auch zur Falle werden. Stellen Sie sicher, dass diese Regel nur für nicht dringende Mails greift. Denn diese können so schnell übersehen werden.

 

Spam

Als Spam (oder auch Junk) bezeichnet mal unerwünschte Werbemails. Diese E-Mails werden automatisiert in großer Zahl erzeugt.

  • Antworten Sie nie auf diese Nachrichten.
  • Klicken Sie nicht auf Links
  • Blenden Sie die Bilder nicht ein
  • Benutzen Sie etwaige Abmeldelinks nicht

 

Erhalten Sie viele dieser SPAM-Nachrichten, dann Ihre Adresse in den Kreisen der Spamer bereits im Umlauf. Daran können Sie nichts mehr ändern. Aber Ihr E-Mail Programm/ Dienst unerstützt Sie beim Erkennen bzw. Ausmisten.

Diesen Junk-Filter können Sie je nach Programm in der Schärfe einstellen. Experimentieren Sie einmal mit den Möglichkeiten. Aber auch hier ist etwas Vorsicht geboten: Je schärfer der SPAM-Filter eingestellt ist, desto eher gelangen auch normale Mails in den Ordner. Schauen Sie also regelmäßig hinein.

Erhalten Sie in der Firma mit allen Kollegen viele SPAM-Nachrichten? Dann sprechen Sie mal mit Ihrer IT-Abteilung, diese kann durch entsprechende Einstellungen im Mail-Server oder der Firewall eine Verbesserung herbeiführen.

 

 

 

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